マネーフォワード クラウド経費 使い方ガイド

従業員一覧

概要

マネーフォワード クラウド経費を利用する従業員の登録と権限の設定等を行います。

対象ページ

従業員一覧

対象ユーザー

管理権限の方

目次

1.設定手順
2.従業員削除時の注意点

手順

1.設定手順

1.「管理設定>従業員>従業員一覧」にて設定します。

2.「従業員追加」をクリックし、「新規招待」をクリックします。
※「csv一括招待」をクリックし、複数の従業員招待・権限設定をcsvインポートで一括で登録することも可能です。
その際は、csvのサンプルをダウンロードし、そちらのフォーマットを参考に登録データを作成しアップロードを行なってください。
※「office365連携」をクリックし、Microsoft社が提供しているoffice365のメンバーデータから従業員を選択し、登録することも可能です。

メールアドレス
メールアドレスを登録します。
マネーフォワード IDや、クラウド経費への招待、各種通知メールの送信先となります。
氏名
従業員の氏名を登録します。
番号
会計ソフトや基幹システムと連携する場合は、会計ソフトや基幹システムの社員番号を登録してください。
空白の場合は、自動採番されます。
※社員番号は、会計ソフトや基幹システムのコードと連携する場合、完全一致している必要があります。
所属部門(役職)
「部門管理」で設定した部門情報から選択できます。
部門ごとに「役職管理」で設定した役職情報から選択できます。
権限
5つの権限から選択します。
※「閲覧」権限は、事業者ごとに最大5名まで登録可能です。

権限名 申請 承認 経理業務
管理設定
付与例 操作範囲
管理 管理者
経理担当者
マネーフォワード クラウド経費の全ての操作が可能でございます。
承認 役職者
(部長/課長)
経費登録と経費申請が行えます。
承認者に設定されている場合は、承認が行なえます。
一般 一般 経費登録と経費申請が行なえます。
閲覧 監査担当者 閲覧のみ可能です。
権限なし ログインできなくなります。

優先順
「承認ルート」を設定する際に、部門や役職で承認ポイントを設定した場合、同じ部門や役職に複数の承認者がいた場合に、「優先順」の数値が低い従業員が承認者として自動で選択されます。
従業員追加時に招待メールを送信
チエックを入れると、「保存する」をクリックした際にメールが飛びます。
先に従業員のセットアップを済ませてから招待メールを送りたい場合はチェックを外してください。

3.必要事項を入力し、「保存する」をクリックします。

4.追加した従業員の「編集」をクリックします。

招待状況

招待状況 状 態 クラウド経費の
利用可否
未送信 招待メールが送信されていません。
従業員として登録されていますが、マネーフォワード クラウド経費にログインできない状態です。
送信済み 招待メールは送信されていますが、ログインが済んでいません。
招待メールを確認し、ログインすると「ログイン済み」となります。
ログイン済み 仮パスワードの設定も完了し、マネーフォワード クラウド経費でログインしている(利用できる)状態です。

経理基本項目表示
経費登録時に、通常「詳細項目」に表示される項目を、「基本項目」に変更することができます。
「表示しない」に設定した場合は、「詳細項目」に表示のままとなります。

部門
「表示する」にした場合、経費登録時に「部門」が基本項目に表示されます。

プロジェクト
「表示する」にした場合、経費登録時に「プロジェクト」が基本項目に表示されます。

貸方科目
「表示する」にした場合、経費登録時に「貸方科目」が基本項目に表示されます。

借方税区分
「表示する」にした場合、経費登録時に「借方税区分」が基本項目に表示されます。

支出元口座
「表示する」にした場合、経費登録時に「支出元口座」が基本項目に表示されます。

テンプレート登録
「表示する」にした場合、経費登録時に「テンプレート」が基本項目に表示されます。

事前申請番号
「表示する」にした場合、経費登録時に「事前申請番号」が基本項目に表示されます。

※同じ設定は各従業員が「個人設定>入力フォーム>経費基本項目表示」からも行なうことができます。

経費入力初期値
経費登録画面に表示される、経費科目等の初期値を設定できます。

部門
管理権限者が管理設定>事業者設定>部門に登録している部門の中から、初期値として表示されるものを選択します。
※「所属主部門が変更されたらその部門に更新する」にチェックすると、管理者権限者が従業員一覧画面で所属主部門を変更した際に、自動的に初期表示の部門も変更されます。

プロジェクト
管理権限者が管理設定>事業者設定>プロジェクトに登録しているプロジェクトの中から、初期値として表示されるものを選択します。

貸方科目
経費登録画面の貸方科目(勘定科目/補助科目)の初期値を設定できます。

経路検索から経費入力時の経費科目
「経路から登録」で経費登録する際の経費科目(借方科目)の初期値を設定できます。

走行距離から経費入力時の経費科目の初期表示
「走行距離から登録」で経費登録する際の経費科目(借方科目)の初期値を設定できます。

領収書一括から経費入力時の領収書処理種別
「領収書一括アップロード」を利用する際の「処理種別の初期値」と「オペレーター入力の利用可否」を設定できます。
「事業者の設定に従う」を選択された場合、「事業者設定>利用プラン」で設定された「領収書処理種別の初期表示」に準じます。

※同じ設定は各従業員が「個人設定>入力フォーム>経費入力初期値」からも行なうことができます。

明細の編集権限
税区分、貸方科目の編集可否を設定できます。

仮払設定
仮払に関わる各従業員の設定を行います。

受取方法
「振込」か「現金」か選択します。

受取方法の編集
「受取方法」で設定した内容を申請者が編集可能にするか編集不可にするか選択します。

仮払借方科目初期値
仮払申請時の借方勘定科目のデフォルト値を設定できます。

仮払借方補助科目初期値
仮払申請時の借方勘定補助科目のデフォルト値を設定できます。

仮払借方科目の編集
「仮払借方科目初期値」「仮払借方補助科目初期値」で設定した内容を申請者が編集可能にするか編集不可にするか選択します。

メール通知(Web版)
メールの配信を設定できます。

メール メール内容
締め日アラート通知 経費精算の締め日から数えて指定日後に経費精算の提出を促すメールを通知します。未申請経費がない場合には送信されません。
新機能等のお知らせ マネーフォワードクラウド経費の新機能のお知らせをメール通知します。
オペレーター入力完了通知 オペレーター入力待ちの経費が解消した際にメール通知します。
承認・差し戻し通知 申請の承認、差し戻し、取消および申請のチャット欄にコメントが入力された際に、メール通知します。

プッシュ通知(アプリ版)
アプリのプッシュ通知の配信を設定できます。

5.各項目を設定し、「保存する」をクリックします。

 

※一括編集をご希望の場合はCSVダウンロード及びインポートをご活用ください。

2.従業員削除時の注意点

  • 削除予定の従業員が承認者として指定されている場合、従業員削除後は代理承認もできない仕組みとなっております。「申請書の承認」は、従業員削除前に実施ください。
  • 削除予定の従業員の精算データ作成も従業員削除前に実施ください。
  • 従業員を削除しても、登録済みの経費明細や申請そのものは削除されませんので、ご安心ください。
  • 削除済み従業員に任意の名称を設定することは出来かねます。あらかじめご了承ください。
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