マネーフォワード クラウド経費 使い方ガイド

経費明細登録手順【Web】

概要

各経費明細の登録手順をご案内します。
「マネーフォワード クラウド経費」では、レシートの読取機能や口座やカードとの連携機能を使用して、経費明細を入力する手間を大幅に削減できます。
スマートフォンアプリをご利用の場合は、下記をご参照ください。

対象ページ

領収書から登録
連携サービスから登録
経路から登録
日当
領収書一括アップロード
走行距離から登録
インポート

対象ユーザー

全ての権限の方

目次

1.経費明細登録手順
2.領収書から登録
3.連携サービスから登録
4.経路から登録
5.日当
6.領収書一括アップロード
7.走行距離から登録
8.インポート

手順

1.経費明細登録画面

経費明細の登録方法は下記のいずれかとなります。
・「ホーム画面」にて「経費精算>新規作成(または作成済みの下書き)」をクリックする。


・「申請>経費精算>明細一覧」画面にて「新規登録」をクリックする。

2.領収書から登録

PCに保管されている領収書をアップロードして経費登録ができます。
PCの「領収書からの登録」には「自動読み取り(OCR)」機能はありません。
金額等の自動読取を利用する場合は、スマートフォンアプリ(「【iOS版】経費登録/申請/承認ガイド」「【Android版】経費登録/申請/承認ガイド」)か「6.領収書一括アップロード」をご利用ください。

ファイルを選択
PCに保存されている領収書画像を添付します。
複数枚の画像を添付することはできません。また、複数ページ存在する場合でも、画面上で確認できるのは1ページ目のみとなります。
添付できるファイル種類はこちらをご参照ください。

登録済みの領収書から登録
一枚の領収書に複数税率が記載されている場合などにご利用ください。
詳細はこちらの「【2】オペレーター入力を利用しない場合」をご参照ください。

基本項目
領収書内容を確認しながら入力します。

支払先・内容:購入したお店の名称や購入した物品の内容などをご入力ください。
日付:直接入力か、クリックすると表示されるカレンダーより領収書の日付をご選択ください。
金額:領収書に記載の金額をご入力ください。
経費科目:任意の経費科目をご選択ください。
※どの経費科目を選択するかご不明な場合は、管理者様にご確認ください。
出席者の追加:必要に応じてご入力ください。
メモ:必要に応じてご入力ください。
テンプレート「個人設定>テンプレート」で登録したテンプレートや、以前登録したテンプレートを呼び出すことで、入力の手間を軽減することができます。

詳細項目
税区分や勘定科目などを入力します。
設定によって、基本項目に移動したり、従業員による変更を制御することが可能です。

作成する
続けて「領収書から入力」を行うことができます。

明細一覧に戻る
明細一覧画面に戻ります。

3.連携サービスから登録

「連携サービス一覧」で登録した口座・カード情報が同期されます。
日付/支払先内容/金額/が同期されるため、入力の手間が大幅に削減できます。

検索条件
初期値は「先々月~本日」の日付となっています。
一覧に表示されている明細も上記の検索結果となります。

明細一覧
口座やカード情報が連携済み、かつ経費登録されていない明細が表示されます。

日付/連携元/支払先・内容/金額
口座・カード情報連携時の情報が自動的に入力されています。

経費科目
明細の経費科目が表示されます。
連携の初期は空欄となりますが一度経費科目を登録すると、自動学習し、次回からは前回の情報を元に経費科目が自動的に振り分けられます。
また、「経費科目自動振り分け」を設定すると、設定された条件で経費科目が入力されます。

登録状況
編集登録 : 内容を編集して経費登録をします。
登録   : 連携された明細をそのまま登録します。経費科目が空欄の場合は登録できません。「編集登録」から登録をお願いいたします。
対象外  : プライベート利用等の場合に対象外とすることで、一覧から非表示にできます。
誤って「対象外」にしてしまった場合は、「個人設定>連携サービス>全支出明細一覧」画面にて「対象外を解除」を行ってください。

4.経路から登録

電車やバスで移動する際、出発と到着を入力すると、運賃が自動算出されます。

4-1.経路検索

検索の条件を指定します。

出発/到着/経由/登録方法/
「出発」「到着」を登録し「検索」をクリックすると「4-2利用経路の選択画面」が表示されます。
経由地がある場合やうまく経路検索ができない場合は「経由追加」をクリックし、経由地点を登録してください。
また、「利用経路の選択のスキップ」にチェックを入れた状態で「検索」をクリックすると「4-3登録内容編集」が表示されます。
(詳細検索の条件を踏まえ、おすすめの検索結果の情報が利用されるため「4-2.利用経路の選択」が不要になります。)

運賃種別/料金表示
「運賃種別」「料金表示」のチェックの条件により運賃が自動算出されます。

テンプレート
「テンプレート設定」で設定した経路登録のテンプレートや、申請画面の「詳細項目」に記載されている「テンプレート登録」にチェックして「テンプレート名」を登録した経路登録テンプレートを利用できます。よく使う経路等を登録しておくと便利です。

検索結果の表示順/特急料金
「4-2.利用経路の選択画面」での表示順を選択します。

定期区間控除
「定期区間設定」で設定されている定期区間の運賃を控除するのかを設定します。
事業者設定の従業員設定の設定制限で「経路から登録での定期区間控除: 制限しない」の場合のみ、こちらの画面での選択が可能となります。
また、「?」にカーソルを合わせると「定期区間設定」で設定されている定期の区間が表示されます。

交通手段
チェックのついた交通手段での経路を検索します。

4-2.利用経路の選択

複数の検索結果の中から、経路を選択します。

4-3.登録内容を編集

「4-2.利用経路の選択画面」で選択した経路から運賃が自動反映されますので、必要事項を入力し経費明細を登録をします。

日付/訪問先
日付及び訪問先を入力します。

領収書/明細
必要に応じて、領収書を添付します。

メモ
経路が自動反映されます。その他必要に応じてご入力ください。

合計金額(自動計算)
経路を元に「金額」が自動算出されます。
金額の編集にチェックがない場合、経費明細に反映できます。

金額の編集
チェックをすると金額の入力ができ、経費明細に反映できます。

詳細項目
経費を登録する際の貸方科目や費用負担部門等の登録をします。
こちらの初期表示や表示項目の設定は「従業員一覧」画面内の「経費入力初期値」や「経費入力表示設定」で初期値の設定が可能です。
※「経路から登録」画面では、「経費科目」にて「出席者の登録」に「アラート」「エラー」の設定がある経費科目は選択できません。

5.日当

日当を登録できます。
入力した情報によって日当金額が自動計算されます。
日当機能を利用する場合は、「コーポレートプランまたは「エンタープライズプラン」のご契約が必要となります。
日当の種類や入力項目はあらかじめ管理者にて「日当」で設定が必要です。

基本項目
日当の自動計算に必要な項目を入力します。

合計金額(自動計算)
入力内容に対して自動計算された金額が表示されます。

計上日
明細の日付(計上日)が表示されます。

6.領収書一括アップロード

レシートや領収書を自動読み取り(OCR)かオペレーターに入力してもらうかの登録方法です。
「オペレーター入力」は有料となります。

領収書処理種別

オペレーター入力 レシートや領収書の画像を取り込むと、約1営業日で「日付/支払先/金額」が自動で登録されて明細に登録されます。
OCR入力 自動読み取り機能で「日付/支払先/金額」を自動で読み取ります。

手書きの領収書は読み取れません。読み取り可能なものは、コンビニやスーパー等のレジから出力されたレシートのみとなります。

何もしない 画像を取り込むのみとなります。

PDFファイルのページ分割
チェックすると、PDFの1ファイルに複数のページがある場合、ページごとに分割して明細を作成します。
1ページ1領収書で作成されたPDFファイルの場合のみ有効です。
1ページに複数の領収書があった場合は、読み込みやオペレーター入力はされませんのでご注意ください。

チケット残数/チケット自動購入
購入済みのオペレーター入力可能なチケット数(領収書数)です。「チケット自動購入」が「する」になっている場合は、0になっても入力時につど課金されます。
オペレーター入力の自動購入は「プラン」にて行います。

ファイルを選択
ここからファイルを選択します。
対応している拡張子やファイルサイズについてはこちらをご参照ください。
画像ファイルをドラッグ&ドロップでも読込み可能です。

スキャナ連携
一部スキャナと直接連携して領収書画像を取り込むことができます。
詳細はこちらをご参照ください。

7.走行距離から登録

走行距離を入力することで、車移動の際のガソリン代を登録できます。
※あらかじめ管理者にて「1キロ当たりの燃料費(円)」の登録が必要です。

訪問先/日付
訪問先/日付を入力します。
「自動車交通費」にて、設定が無い期間が選択されると、下記のようなエラーが表示されます。エラーメッセージが表示された場合は、管理者に設定をご確認ください。

走行距離
走行距離を「Km(キロメートル)」で入力します。

金額
「自動車交通費設定」にて、管理者が設定した燃料代を元に自動計算されます。

メモ
走行距離と燃料費が自動で入力されます。

詳細項目
経費を登録する際の貸借科目や費用負担部門等の登録をします。
こちらの初期表示や表示項目の設定は「従業員一覧」画面内の「経費入力初期設定」や「経費入力表示設定」で初期値の設定が可能です。
※「経路から登録」画面では、
「経費科目」にて「出席者の登録」に「アラート」「エラー」の設定がある経費科目は選択できません。

8.インポート

CSVやICカード、外部サービスのRODEMから出力されたCSVファイルで経費登録を行えます。

8-1.経費明細のインポート

1.「CSVフォーマットをダウンロードする」をクリックすると、テンプレートがダウンロードされます。
そのテンプレートを利用して経費登録を行います。
フォーマットが異なる(CSVの列の項目が一致しない)と取り込みが行えません。

2.ダウンロードされたテンプレートに経費情報を登録します。
日付/支払先・内容/経費科目/金額の4つは必須項目となります。
2~3行目にはサンプルとして初期値が入力されていますが、削除してから登録してください。

3.「ファイルを選択」にて登録を行うcsvファイルを選択します。

4.「送信」をクリックします。
※インポートが成功すると、下記のような表示がされます。

※エラーがある場合は下記のようなエラーが表示されますので、エラー内容にしたがって修正を行い、再度登録を行ってください。

8-2.ICカード情報のインポート

「Pasori」で読み込みしたICカードの内容をcsvファイルでインポートできます。

必要な機器とソフト
・Pasori(ICカードリーダー) 
・ソフトウェア(SFCard Viewer 2)

1.PasoriをPCにつなぎ、ドライバをインストールします。

ドライバのインストールが開始されます。

2.Pasoriの公式ページより、「SFCard Viewer 2」をダウンロードおよび、インストールします。

3.デスクトップ上にショートカット、もしくはプログラムから起動します。(SFCard Viewer 2で検索すると表示されます。)

4.PasoriにICカードを載せます。

5.ICカードに保存されているデータを読み込みます。
読み込めるデータはICカードに保存されている20件のみとなります。

6.読み込まれたデータは下記のように表示されます。

「残額」欄が0円やマイナスのデータ行はマネーフォワード クラウド経費には反映されません。

入場駅/事業者、出場駅/降車場所
マネーフォワード クラウド経費の「支払先・内容」に反映されます。
「物販」の場合は、物販が「支払先・内容」に反映されます。

バスの場合は駅名は表示されません。

利用額
運賃や物販の利用額が、マネーフォワード クラウド経費の「金額」に反映されます。

残額
ICカードに残っているチャージ残高になります。

メモ
物販や現金チャージ等、ICカードに記録されているメモが表示されます。

7.画面右上の「メニュー」をクリックし「ファイルに保存」を選択します。

8.csvファイルがダウンロードされます。

9.ダウンロードしたcsvファイルを「申請>明細一覧>インポート>SFCard Viewer 2」にアップロードします

8-3.RODEM情報のインポート

株式会社ヴァル研究所が提供する「RODEM」とCSVでの連携が可能です。
連携を利用することで経路登録の手間を大幅に減少できます。
手順詳細はこちらをご参照ください。

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