マネーフォワード クラウド経費 使い方ガイド

電子帳簿保存法運用の注意点(解像度要件の確認)

電子帳簿保存法の解像度要件について

電子帳簿保存法には一定の明瞭さで画像が確認できるよう、解像度要件があります。

マネーフォワード クラウド経費をご利用いただく上で、この解像度要件を満たす運用プロセスについて説明します。

目次

  • 画像の解像度要件について
  • 解像度要件を下回る利用方法
  • スマートフォンから画像を登録する方法
  • 解像度要件のチェック

画像の解像度要件について

電子帳簿保存法 スキャナ保存に対応する場合、一定の画質を担保して保存する必要があります。具体的に25.4ミリメートル当たり200ドット以上(200dpi)相当以上かつ256階調(24ビットカラー)以上という基準があります。

ハンドスキャナ・複合機で読み取りを行う場合と、スマートフォンを使って読み取りを行う場合で基準が異なりますのでそれぞれについて説明します。

ハンドスキャナ・複合機

ハンドスキャナや複合機で領収書を読み取る場合は、このdpiの基準が適用されます。おおよそ一般的なスキャナの設定であれば200dpi以上を超えていますので、そのままスキャンすることで問題ありません。ただ、必ずカラーでスキャン、PDFで保存するようにお願いします。

スマートフォン

スマートフォンを利用する場合は、dpi(単位面積あたりのドット数)を取得することができません。よって別途A4サイズ相当の解像度が要件になっており、約388万画素(縦2,338画素、横1,654画素)をそれぞれ満たしている必要があります。 参考: 国税庁 スキャナ保存Q&A  問34

クラウド経費のアプリを利用して画像を撮影した場合は、388万画素以上で画像が撮影、保存されます。

 

解像度要件を下回る利用方法

スキャナやアプリを使う場合は、解像度要件を下回ることはありません。一方で以下の使い方をすると解像度要件を下回る場合がありますのでご注意ください。

  1. クラウド経費アプリを使わず、スマートフォンの標準カメラなどで画像を撮影
  2. メール添付、チャットに貼り付け、ファイル共有サービスなどでPCに画像を送る
  3. PCでクラウド経費にログインし、画像付きで経費明細を登録

この操作を行なった場合、解像度要件が満たされない場合があります。ポイントは2.のスマートフォンからPCに画像を送る部分で、多くの場合メール添付やファイル共有サービスを経由するタイミングで画像が圧縮され、解像度要件 (約388万画素)を下回ってしまいます。

スマートフォンから画像を登録する方法

スマホからPCにメールを送るとき、多くの場合はPCでメモや支払先などをまとめて入力したい、というシーンだと思います。

そんな時に、アプリの「カメラで領収書を一括登録」を活用します。「オペレーター入力モード」を使うことで支払先、日付、金額が自動入力されます。(エンタープライズプランへの貫入、または1枚あたり20円の料金が発生します)。オペレーター入力を使用しない場合は「OCR読み取りモード」を使うと、機械的に内容が自動入力されます。

「データ送信」を押して、データを送っておくことでPCからログインした時に、画像が登録されている状態になります。

ただし、クレジットカードなどの口座から登録で、PCにて画像を添付したい場合にはこの方法は利用できない点に注意が必要です。

 

解像度要件のチェック

クラウド経費のWebで画像を開いた際に、解像度要件を満たしているかのチェック結果が表示されます。

この画面で解像度NGと表示された場合に、電子取引かどうかを確認します。電子取引とは、インターネット上で購買した場合にPDFなどで領収書/レシートが発行されるケースをさします。この電子取引の場合は、解像度要件は定められておらず、低い解像度であっても問題ありません。

紙の領収書をスマートフォンやスキャナでとった画像の場合は、解像度要件を満たす必要があるので、不備として扱います。2ヶ月 + 1週間以内に画像にタイムスタンプを付与する必要があるため、1ヶ月に1度は解像度要件を満たしていない画像がないかを確認する必要があります。

電子取引のため問題がないパターン

Amazonの領収書(AmazonサイトからダウンロードしたPDF)を添付した例です。5dpiしかなく解像度はNGと判定されていますが、この場合は電子取引に当たるため、そもそも解像度要件がなく、問題ありません。

スキャナ保存で解像度要件を満たしておらずNGなパターン

一見388万画素を超えており、問題がなさそうに見えますが横の解像度が1654画素に足りておらず、NGと判定されます。このように縦と横の掛け算で画素数が足りていても、一方の辺の解像度が足りないために解像度要件が満たされないケースもあります。

 

不備を見つけた場合の対応

解像度要件に満たない画像があった場合は再スキャンが必要です。

  • 差し戻しをして申請者本人が再撮影を行う
  • 領収書原本を回収し、経理や総務などの管理者側で処理をする

などの方法が考えられます。

 

上記の解像度要件の確認を実施していただくようお願い申し上げます。

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