マネーフォワード クラウド経費 使い方ガイド

STEP5 従業員

従業員では、クラウド経費を利用する従業員に関する登録と設定等を行います。
本ガイドでは、従業員設定において必要となる基本的な設定項目をご案内いたします。
詳細な設定については、各画面右上の「?」から「このページのガイド」をご確認ください。

対象ページ

組織についての設定は、下記のページで可能です。
従業員の設定に移動する

目次

1.従業員一覧
従業員の情報を登録します。

2.ワークフロー割当
各従業員に申請書ごとにワークフローを割り当てます。

3.利用経費科目
各従業員に利用できる経費科目を設定します。

4.申請タイトル
各従業員に申請書ごとの申請書タイトル初期値を設定します。

設定方法

1.従業員一覧

マネーフォワード クラウド経費を利用する従業員の登録と権限の設定等を行います。
従業員の新規登録や更新、「招待メール」の送信を行います。
※「招待メール」とは、マネーフォワード クラウド経費を利用開始するためのログイン情報を、従業員のメールアドレス宛に配信する機能です。
招待メールを受け取った従業員は、メールに記載された情報を元にマネーフォワード クラウド経費への登録を行います。

1.「管理設定>従業員>従業員一覧」をクリックします。

2.「従業員追加」をクリックし、「新規招待」をクリックします。
※「CSV一括招待」をクリックし、複数の従業員招待・権限設定をまとめて行うことも可能です。
その際は、CSVのサンプルをダウンロードした後、そちらのフォーマットに合わせた登録データを作成し、アップロードを行ってください。

メールアドレス
メールアドレスを登録します。
マネーフォワード IDや、クラウド経費への招待、各種通知メールの送信先となります。
氏名
従業員の氏名を登録します。
番号
会計ソフトや基幹システムと連携する場合は、会計ソフトや基幹システムの社員番号を登録してください。
空白の場合は、自動採番されます。
社員番号は、会計ソフトや基幹システムのコードと連携する場合、完全一致している必要があります。
所属部門
「部門管理」で設定した部門情報から選択できます。
役職
「役職管理」で設定した役職情報から選択できます。
権限
5つの権限から選択します。
※「閲覧」権限は、事業者ごとに最大5名まで登録可能です。

権限名 申請 承認 経理業務
管理設定
付与例 操作範囲
管理 管理者
経理担当者
マネーフォワード クラウド経費の全ての操作が可能でございます。
承認 役職者
(部長/課長)
経費登録と経費申請が行えます。
承認者に設定されている場合は、承認が行えます。
一般 一般 経費登録と経費申請が行えます。
閲覧 監査担当者 閲覧のみ可能です。
権限なし ログインできなくなります。

優先順
「承認ルート」を設定する際に、部門や役職で承認ポイントを設定した場合、同じ部門や役職に複数の承認者がいた場合に、「優先順」の数値が低い従業員が承認者として自動で選択されます。
従業員追加時に招待メールを送信
チェックを入れると、「保存する」をクリックした際にメールが送信されます。
先に従業員のセットアップを済ませてから招待メールを送りたい場合は、チェックを外してください。

3.必要事項を入力し、「保存する」をクリックします。

4.追加した従業員の「編集」をクリックします。

招待状況

招待状況 状 態 クラウド経費の
利用可否
未送信 招待メールが送信されていません。
従業員として登録されていますが、マネーフォワード クラウド経費にログインできない状態です。
送信済み 招待メールは送信されていますが、ログインが済んでいません。
招待メールを確認し、ログインすると「ログイン済み」となります。
ログイン済み パスワードの設定が完了し、マネーフォワード クラウド経費にログインしている(利用できる)状態です。

経費基本項目表示
経費登録時に、通常「詳細項目」に表示される項目を、「基本項目」に変更することができます。
「表示しない」に設定した場合は、「詳細項目」に表示のままとなります。
※同じ設定は各従業員が「個人設定>入力フォーム>経費基本項目表示」からも行うことができます。
経費入力初期値
経費登録画面に表示される、経費科目等の初期値を設定できます。
※同じ設定は各従業員が「個人設定>入力フォーム>経費基本項目表示」からも行うことができます。
メール通知(Web版)
メールの配信を設定できます。

メール メール内容
締め日アラート通知 経費精算の締め日から数えて指定日後に経費精算の提出を促すメールを通知します。未申請経費がない場合には送信されません。
新機能等のお知らせ マネーフォワードクラウド経費の新機能のお知らせをメール通知します。
オペレーター入力完了通知 オペレーター入力待ちの経費が解消した際にメール通知します。
承認・差し戻し通知 申請の承認、差し戻し、取消および申請のチャット欄にコメントが入力された際に、メール通知します。
承認者設定 承認者設定で指定されている承認者に対し承認を促すメール通知します。

プッシュ通知(アプリ版)
アプリのプッシュ通知の配信を設定できます。

5.各項目を設定し、「保存する」をクリックします。

2.ワークフロー割当

ワークフローを申請書ごとに各従業員に割り当てます。

設定手順

1.「管理設定>従業員」をクリック

2.「ワークフロー割当」をクリックし、申請書を選択します。

3.設定を行う従業員の「編集」をクリックします。

「   」のワークフロー割当
経費申請、支払依頼など設定する申請を選択できます。

ワークフロー
「ワークフロー設定」にて設定したワークフローを選択できます。

自動承認
承認が不要な場合はこちらを「する」にします。
「する」にすると、申請と同時にステータスが「承認済み」となります。

4.各項目を設定し、「更新する」をクリック

3.利用経費科目

従業員ごとに利用できる経費科目を設定します。
1.「管理設定>従業員>利用経費科目」をクリックします。

2.設定を行う従業員の「編集」をクリックします。
※「CSV一括インポート」をクリックし、複数の従業員の利用経費科目をまとめて登録することも可能です。
その際は、CSVのサンプルをダウンロードした後、そちらのフォーマットに合わせた登録データを作成し、アップロードを行ってください。

3.利用させる経費科目にチェックを入れます。
チェックがついている経費科目が、経費登録画面に表示されます。
※チェックを入れられない経費科目は「利用可否」が「利用しない」になっている経費科目です。利用する場合は「経費科目」にて「利用する」に変更してください。

4.申請タイトル

申請を行なう際の申請タイトルの初期値を設定できます。
各従業員に申請書ごとの申請書タイトルの初期値を設定します。

例えば、下記のようなタイトルを初期値として設定可能です。
・●●月申請 テスト太郎(営業1課)
・【出張申請】●月●日/テスト太郎/営業部
・【●月】テスト太郎_経費申請
「基準日」を設定することで、5日までに申請を行った場合は前月の月が表示され、6日以降は当月が表示される、といった制御も可能です。

1.「管理設定>申請タイトル」をクリックします。

2.申請書を選択し、設定を行う従業員の「編集」をクリックします。
※「CSV一括インポート」をクリックし、複数の従業員の申請タイトルをまとめて登録することも可能です。
その際は、CSVのサンプルをダウンロードした後、そちらのフォーマットに合わせた登録データを作成し、アップロードを行ってください。
※初期表示設定のタブは、登録後に新規従業員を登録した際の初期値となります。
「初期表示設定」の登録前に登録されていた従業員には反映されません。

タイトル
初期値は、「年月」「申請種類」設定されています。
基準日
初期値は「作成日が当月の25日以前であれば前月の月名が入り、26日以降であれば当月の月名が表示」されてます。
祝日処理
「基準日」が土日や祝日であった場合に、基準日を前倒しするか後ろ倒しするかを設定可能です。

※設定方法の詳細は、使い方ガイド「申請タイトル【従業員】」をご参照ください。

3.各項目を設定し、「更新する」をクリックします。

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