マネーフォワード クラウド経費 使い方ガイド

ワークフロー設定

申請した際に「誰が承認するか」のルートを作成します。
例えば一般の方の申請は「申請者→課長承認→部長承認→経理部承認」のように流れているかと思います。
そちらを電子フローで実現します。

※スタートアップマニュアルの「ワークフローを設定しよう」もご参照ください。

※負担部門やプロジェクト、金額により自動分岐が可能な「分岐ルール」は「コーポレートプラン」「エンタープライズプラン」でご利用が可能です。

分岐ルール機能とは

下記のような分岐条件があった場合に、設定した条件に応じて承認ルートが自動で適用されます。

  • 5万円未満の申請は部長承認でOKだが、5万円以上は役員の承認が必要
  • 特定のプロジェクトが選択されている場合は、承認者にプロジェクトリーダーを追加したい
  • 特定の経費科目(勘定科目)が選択された場合は、役員と経理部長を追加したい
  • 負担部門に申請者の所属している部門以外の部門が選択された場合は、対象の部門の承認者(課長や部長)を追加したい

目次

1.設定メニュー
2.設定手順(条件分岐ルール利用「なし」の場合)
3.設定手順(条件分岐ルール利用「あり」の場合)

1.設定メニュー

「事業所設定>ワークフロー設定」にて、設定を行います。

ワークフロー

作成した承認ルートや分岐ルールを「ワークフロー」として設定します。ここで作成したワークフローの名称が「ワークフロー割当」にて、各メンバーに割り当てる際の名称となります。

承認ルート
「誰が承認するか」の承認ルートを設定します。
「分岐ルール」を設定する場合は、分岐ルールに適用させる承認ルートも設定します。

分岐ルール
申請者の属性(所属部署、役職など)や申請内容(負担部門やプロジェクト、申請金額など)によって回付する承認ルートを変えたい場合に、その条件を設定します。

2.設定手順(条件分岐ルール利用「なし」の場合)

概略

設定の大まかな手順は以下の通りです。

1.「承認ルート」タブにて、承認ルートを作成する
2.「ワークフロー」タブにて、作成した承認ルートをワークフローに設定する

設定手順

1.「事業所設定>ワークフロー設定」をクリック
2.「承認ルートタブ>追加」をクリック

この画面で「誰がどのステップで承認するか」を設定します。
ステップ   : 承認の段階(課長→部長→経理)を設定します
承認者グループ: 1つのステップの中で複数の承認者やグループを設定できます

3.各項目を設定します

承認ルート名
「【営業部】一般用」「課長→部長→経理」のように、わかりやすい名称を設定します

優先度
「承認ルート」タブ一覧での表示順を設定します。
数値が小さいほど上位に表示されます。

ステップ順

順番      : ステップ1からステップ2、3とステップ順に申請が流れるパターンです
全ステップ同時 : 申請が全ステップの承認者に流れ、各ステップの承認条件が完了すると承認完了となります

ステップ完了条件
いずれか一つの承認グループが承認 : ステップ内に複数の承認グループを設定した場合に、一つのグループが承認するとそのステップの承認は完了となります
全ての承認グループが承認     : ステップ内の複数の承認グループのすべてが承認しないと、そのステップの承認は完了しません

承認者の指定

メンバーを指定 承認権限を持ったメンバーを指定します
部門・役職指定 申請者が所属する部門 申請者が所属する部門で、承認権限を持っているメンバーが承認可能となります ■に所属する■
子部門に所属する承認権限を持っているメンバーが承認可能となります。
■以上の階層に所属する■
子部門及び親部門に所属する承認者権限を持っているメンバーが承認可能となります。
■役職■
「役職管理」にて役職を設定している場合、役職を指定できます
■代表者■
対象の部門の代表者が承認すると、承認完了となります。代表者は「承認の必須」欄で人数を設定可能です
■全員■
全員とすると、対象の部門/役職に当てはまり、かつ承認権限を持った全員が承認者の対象となります
費用負担部門 明細の費用負担部門に所属しているメンバーで、承認権限を持っているメンバーが承認可能となります
その他の部門 指定した部門に所属するメンバーで承認権限を持っているメンバーが承認可能となります

承認の必須
「承認者の指定」欄で設定した対象の「●人以上」か「全員」が承認するかを設定します。

申請時の承認者の変更
申請時に条件に当てはまる承認者に変更ができるか否かを設定します。

メール通知設定
対象の承認者に通知メールを送信するか否かを設定します。

申請時の承認者追加
申請時に承認者を追加できるか否かを設定します。

 

4.「ワークフロータブ>追加」をクリック

ワークフロー名
ワークフローの名称を登録します。ルートの詳細がわかるような名称を登録することをお勧めします。
「【営業部】一般用」「【営業部】課長用」のような名称や「課長→部長→経理」とすると、異動の際や編集する際にわかりやすくなります。

承認ルート
適用される承認ルートを設定します。

表示順
この画面「ワークフロー設定」画面に表示される順序を設定します。
数値が低いほど上位に表示されます。

 

3.設定手順(条件分岐ルール利用「あり」の場合) ※「コーポレートプラン」「エンタープライズプラン」でご利用可能

概略

設定の大まかな手順は以下の通りです。

1.「承認ルート」タブにて、承認ルートを作成する
2.「分岐ルール」タブにて、条件分岐ルールを作成する
3.「ワークフロー」タブにて、作成した承認ルートをワークフローに設定する

設定手順

1.「事業所設定>ワークフロー設定」をクリック
2.「承認ルートタブ>追加」をクリック

この画面で「誰がどのステップで承認するか」を設定します。
ステップ    : 承認の段階(課長→部長→経理)を設定します
承認者グループ : 1つのステップの中で複数の承認者やグループを設定できます

3.各項目を設定します

承認ルート名
「【営業部】一般用」「課長→部長→経理」のように、わかりやすい名称を設定します

優先度

「承認ルート」タブ一覧での表示順を設定します。
数値が小さいほど上位に表示されます。

ステップ順
順番      : ステップ1からステップ2、3とステップ順に申請が流れるパターンです
全ステップ同時 : 申請が全ステップの承認者に流れ、各ステップの承認条件が完了すると承認完了となります

ステップ完了条件

いずれか一つの承認グループが承認 : ステップ内に複数の承認グループを設定した場合に、一つのグループが承認するとそのステップの承認は完了となります
全ての承認グループが承認     : ステップ内の複数の承認グループのすべてが承認しないと、そのステップの承認は完了しません

承認者の指定

メンバーを指定 承認権限を持ったメンバーを指定します
部門・役職指定 申請者が所属する部門 申請者が所属する部門で、承認権限を持っているメンバーが承認可能となります ■役職■
「役職管理」にて役職を設定している場合、役職を指定できます
■代表者■
対象の部門の代表者が承認すると、承認完了となります。代表者は「承認の必須」欄で人数を設定可能です
■全員■
全員とすると、対象の部門/役職に当てはまり、かつ承認権限を持った全員が承認者の対象となります
費用負担部門 明細の費用負担部門に所属しているメンバーで、承認権限を持っているメンバーが承認可能となります
その他の部門 指定した部門に所属するメンバーで承認権限を持っているメンバーが承認可能となります

承認の必須
「承認者の指定」欄で設定した対象の「●人以上」か「全員」が承認するかを設定します。

申請時の承認者の変更
申請時に条件に当てはまる承認者に変更ができるか否かを設定します。

メール通知設定
対象の承認者に通知メールを送信するか否かを設定します。

申請時の承認者追加
申請時に承認者を追加できるか否かを設定します

 

4.「分岐ルールタブ>追加」をクリック

 

この画面で「どの承認ルートで申請を回付するかを判断する条件」を設定します。

5.各項目を設定します

分岐ルール名
「申請金額が5万円未満」「他部署負担の経費」のように、わかりやすい名称を設定します。

分岐条件
条件内容を選択し、条件判定に利用する値を設定します。
複数条件の組み合わせとなる場合は、「追加」をクリックして条件を増やします。

分岐条件で利用できる条件

条件内容 判定値 説 明 申請書毎の利用可否
経費申請 支払依頼 その他の申請
経費科目含む 経費科目より選択 指定した経費科目が申請内に1件でもある場合 △※1 △※1
経費科目含まない 経費科目より選択 指定した経費科目が申請内に1件も無い場合 △※1 △※1
該当経費科目だけを含む 経費科目より選択 申請内の経費科目が全て指定した経費科目である場合 △※1 △※1
該当借方勘定科目だけを含む 勘定科目より選択 申請内の経費科目に紐づく勘定科目が全て指定した勘定科目である場合 △※1 △※1
借方勘定科目含む 勘定科目より選択 指定した勘定科目が紐づく経費科目が申請内に1件でもある場合 △※1 △※1
借方勘定科目含まない 勘定科目より選択 指定した勘定科目が紐づく経費科目が申請内に1件も無い場合 △※1 △※1
借方補助科目含む 補助科目より選択 指定した補助科目が紐づく経費科目が申請内に1件でもある場合 △※1 △※1
貸方勘定科目含む 貸方勘定科目より選択 指定した貸方勘定科目が申請内に1件でもある場合 △※1 △※1
申請合計金額(税込)【以上】 基準金額を入力 申請内の全明細金額(税込)の合計が、指定した金額以上の場合 △※1 △※1
申請合計金額(税込)【未満】 基準金額を入力 申請内の全明細金額(税込)の合計が、指定した金額未満の場合 △※1 △※1
申請合計金額(税抜)【以上】 基準金額を入力 申請内の全明細金額(税抜)の合計が、指定した金額以上の場合 △※1 △※1
申請合計金額(税抜)【未満】 基準金額を入力 申請内の全明細金額(税抜)の合計が、指定した金額未満の場合 △※1 △※1
明細金額(税込)【以上】 基準金額を入力 指定した金額(税込)以上の明細が申請内に1件でもある場合 △※1 △※1
明細金額(税抜)【以上】 基準金額を入力 指定した金額(税抜)以上の明細が申請内に1件でもある場合 △※1 △※1
費用負担部門 部門を選択 指定した部門が申請内に1件でもある場合 △※1 △※1
費用負担部門の最上位部門 ※4 部門を選択 指定した部門配下の部門が申請内に1件でもある場合 △※1 △※1
所属部門以外の費用負担部門 (なし) 申請者の所属部門以外の部門が申請内に1件でもある場合 △※1 △※1
費用負担プロジェクト プロジェクトを選択 指定したプロジェクトが申請内に1件でもある場合 △※1 △※1
費用負担プロジェクトの最上位プロジェクト※4 プロジェクトを選択 指定したプロジェクト配下のプロジェクトが申請内に1件でもある場合 △※1 △※1
明細に添付ファイルを含む (なし) 添付ファイルのある明細が申請内に1件でもある場合 △※1
その他の申請に添付ファイルを含む (なし) その他の申請の添付ファイル項目にファイルが1件でもある場合 △※2
数値(分岐条件利用)【以上】 基準数値を入力 申請フォームで設定された「数値(分岐条件利用)」の値が指定した数値以上の場合 △※3 △※3
数値(分岐条件利用)【未満】 基準数値を入力 申請フォームで設定された「数値(分岐条件利用)」の値が指定した数値未満の場合 △※3 △※3
申請種類 申請種類を選択 申請が指定した種類の場合
所属部門 ※5 部門を選択 申請者の所属部門が指定した部門の場合
所属部門の最上位部門 ※4,5 部門を選択 申請者の所属部門が指定した部門配下の部門の場合
申請者(メンバー) ※5 メンバーを選択 申請者が指定したメンバーの場合
役職 ※5 役職を選択 申請者の役職が指定した役職の場合
代理申請 (なし) 代理申請によって申請された場合

※1:追加した明細の情報を利用します。
明細を追加なしで申請を行った場合は、明細金額は「0」になります。
「その他の申請」は「申請フォーム管理」で「経費明細の添付:する」に設定することで、明細の登録が可能です。
※2:申請フォーム管理で配置した「添付ファイル」を利用します。
※3:申請フォーム管理で配置した「数値(分岐条件利用)」を利用します。
明細情報の「金額(税抜)」「金額(税込)」の情報は利用しません。
※4:「最上位部門」「最上位プロジェクト」は、「部門管理」「プロジェクト管理」の 「親プロジェクト」「親部門名」のご確認をお願いいたします
※5:「メンバー招待・権限設定」で登録した情報を利用します。

承認ルート
分岐条件(複数条件の場合は全ての条件)が満たされる場合に自動分岐させる承認ルートを選択します。

表示順
この画面「分岐ルール設定」画面に表示される順序を設定します。
数値が低いほど上位に表示されます。

 

6.「ワークフロータブ>追加」をクリック


ワークフロー名
ワークフローの名称を登録します。ルートの詳細がわかるような名称を登録することをお勧めします。
「【営業部】一般用」「【営業部】課長用」のような名称や「課長→部長→経理」とすると、異動の際や編集する際にわかりやすくなります。

分岐ルール
「分岐ルール」タブで設定した分岐ルールを設定します。
分岐ルールは複数設定することができ、上から順に適用されます。

デフォルト承認ルート
「分岐ルール」が適用されなかった場合の承認ルートを設定します。

■分岐ルール/デフォルト承認ルートの設定例■
<分岐ルール>
「【100万円以上】課長→部長→本部長→経理」 →100万円以上の場合に適用
「【10万円以上】課長→部長→経理」 →10万円以上100万円未満の場合に適用
(上に設定されている条件が先に適用されることにより100万円以上が除かれ、100万円未満となります)
<デフォルト承認ルート>
「課長→経理」 →10万円未満の場合に適用
(分岐ルールの適用により10万円以上が除かれ、10万円未満となります)

表示順
この画面「ワークフロー設定」画面に表示される順序を設定します。
数値が低いほど上位に表示されます。

ご不明点がございましたら、下記もご参照ください

Q. メール配信を止めたいです。どの画面で設定できますか。
Q. 承認者を選択する方法を教えてください

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