マネーフォワード クラウド経費 使い方ガイド

3.ワークフローを設定しよう

ワークフローとは、申請を行った際の申請書を「誰が承認するかのフロー」になります。
現状も「課長→部長→本部長→経理」のように、承認の流れがあるかと思います。
その承認の流れを設定します。
ワークフローの設定が完了しましたら、今度はそのワークフローを誰に設定するかを設定します。
現状のワークフローを確認しながら、「ワークフロー設定」に落とし込んでみましょう

負担部門やプロジェクト、金額により自動分岐が可能な「分岐ルール」は「コーポレートプラン」「エンタープライズプラン」でご利用が可能です。

条件分岐ルールの機能

下記のような分岐条件が合った場合に、設定した条件に応じて承認ルートが自動で適用されます。

  • 5万円以下の申請は部長承認でOKだが、10万円以上は役員の承認が必要
  • 特定のプロジェクトが選択されている場合は、承認者にプロジェクトリーダーを追加したい
  • 特定の経費科目(勘定科目)が選択された場合は、役員と経理部長を追加したい
  • 負担部門に申請者の所属している部門以外の部門が選択された場合は、対象の部門の承認者(課長や部長)を追加したい

目次

1.ワークフロー設定
2.条件分岐ルールの設定(コーポレートプラン/エンタープライズプランの場合)
3.ワークフロー割当
4.代理承認設定

1.ワークフロー設定

ワークフローを設定する前に、現状のワークフロー(承認のステップ等)を洗い出して見ましょう
ワークフローは大きく下記2パターンに分類できます。

同列ワークフローパターン

すべての部署のワークフローが「課長→部長→社長→経理」のように、同じフローの場合
この場合は、「ワークフロー設定>承認ルート」の承認ステップで「部門・役職指定」を指定します。
上記であれば、設定する承認ルートの数が少なく済みます。

部門別ワークフローパターン

部門ごとに本部長がいたり、部長や課長がいなかったり・・・と部門によってバラバラの場合は部門ごとに承認ルートを作成します。
設定する承認ルートの数が多くなります。

ワークフローを設定してみよう

では、実際にワークフロー設定に落とし込んで見ましょう

同列ワークフローの場合

上記のようなチャート図どおりであれば、「一般用」「課長用」「部長用」「社長用」の役職ごとに3つあればOKとなります。

承認ステップ
ステップ1 ステップ2 ステップ3 ステップ4
一般用 課長 部長 社長 経理
課長用 部長 社長 経理
部長用 社長 経理
社長用 経理

部門別承認ルートの場合

上記のチャート図の縦のラインごとに承認ルートを作成します。
たとえば「営業1課 一般用」「営業1課 課長用」「営業1課 本部長用」「企画 一般用」「企画 課長用」・・・のように課ごとかつ役職ごとに作成する等が必要になります。

承認ステップ
ステップ1 ステップ2 ステップ3 ステップ4
営業1課
一般用
課長 部長 本部長 経理
営業1課
課長用
部長 本部長 経理
営業1課
本部長用
経理
営業2課
一般用
課長 部長 経理
営業2課
部長用
経理
企画
一般用
課長 部長 経理
企画
課長用
部長 経理

実際の設定は「ワークフロー設定」をご参照ください。

2.条件分岐ルールの設定(コーポレートプラン/エンタープライズプランの場合)

「コーポレートプラン」「エンタープライズプラン」をご利用いただいている場合は、負担部門やプロジェクト、勘定科目や申請の金額によってワークフローが自動で分岐する「分岐ルール」機能のご利用が可能となります。

条件分岐ルールの機能

下記のような分岐条件が合った場合に、設定した条件に応じて承認ルートが自動で適用されます。

  • 5万円以下の申請は部長承認でOKだが、10万円以上は役員の承認が必要
  • 特定のプロジェクトが選択されている場合は、承認者にプロジェクトリーダーを追加したい
  • 特定の経費科目(勘定科目)が選択された場合は、役員と経理部長を追加したい
  • 負担部門に申請者の所属している部門以外の部門が選択された場合は、対象の部門の承認者(課長や部長)を追加したい

実際の設定は「ワークフロー設定>分岐ルール」をご参照ください。

3.ワークフロー割当

承認ルートを作成しましたら、次に作成した承認ルートを各メンバーに割り振ります。

「メンバー管理>ワークフロー割当」にて設定を行います。

4.代理承認設定

承認者が出張や長期休暇等で承認が行えない時に、代理承認者を設定することで、代理で承認が可能となります。
設定方法は「代理承認者設定」をご参照ください。

次のステップへ

これで承認関連の設定は完了です。
お疲れ様でした

これで「申請→承認」ができるようになりました

次は「4.科目やルール、画面の設定をしよう」になります。

設定をすることで、ルールや初期値を設定することで、より使いやすくなります。

進捗

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