マネーフォワード クラウド経費 使い方ガイド

4. 科目やルール、画面の設定をしよう

4.科目やルール、画面の設定をしよう

申請画面で使う科目や自動分類のルール、初期表示の設定等を行います。

目次

1.経費科目設定

申請者が経理登録する際に表示される「電車」「バス」「コピー代」等を設定します。

2.自動車交通費設定

ガソリン代を設定しておくことで「走行距離から登録」で利用できます。

3.利用経費科目設定

経費登録画面で表示させる「経費科目」を設定します。

4.経費入力初期設定

経費登録画面で表示させる「経費科目」の「初期値」を設定します。

5.外貨設定

海外出張等で利用した外貨のレートを設定します。

レートを設定すると外貨を入力した際に、円に自動換算されます。

6.領収書、出席者アラート設定

「領収書」「出席者」が未登録であった場合に、エラーとするかアラートとするかを設定します。

7.申請タイトル設定

申請のタイトルの初期値を設定します。

1.経費科目設定

「マネーフォワード クラウド経費」で利用する経費科目を設定します。
「経費科目名称」に「電車」「バス」のような、申請者にわかりやすい名称を登録することで、申請者は勘定科目を意識せずに経費登録が可能です。
経費登録画面には「電車」のみ表示されますが、「経費科目設定」にて「旅費交通費」と結びつけることができます。
代表的な経費科目名称は、初期値として設定されています。
初期値は「編集」はできますが、「削除」はできません。
1.「事業所設定>経費科目設定」をクリック
2.初期値を編集する場合は「編集」をクリック
新規で作成する場合は「+追加する」をクリックをして新規作成します。ws000358
経費科目名称
経費登録画面に表示される名称になります。
「電車」「バス」「コピー代」等、わかりやすい表記にすることで、申請者に勘定科目を意識させることなく、選択させることが可能です。
勘定科目/補助科目
経費登録画面で「経費科目名称」を選択したときに紐づく勘定科目を設定します。
「勘定科目」「補助科目」は「マネーフォワード クラウド会計」にて設定をします。詳細は「勘定科目/補助科目の設定方法」をご参照ください。
領収書/出席者
領収書や出席者の登録を必須にするか否かを設定します。
必須にした場合、「領収書、出席者未登録アラート設定」にて、登録がない場合にエラーとするかアラートとするかを設定します。
表示優先順
経費登録画面に表示させる表示順を設定します。
数値が低いほど上位に表示されます。(表示順)
利用
経費登録画面に表示するか否かを設定します。
特定のメンバーにのみ表示させたい場合は、こちらにチェックをつけたうえで「利用経費科目設定」で使用させるメンバーにのみチェックをつけてください。
作成時に全メンバーの表示設定もオンにする
新規に作成した際に、登録済みのメンバー全員に表示するか否かを設定します。
特定のメンバーにのみ表示させたい場合は、こちらにチェックをつけたうえで「利用経費科目設定」で使用させるメンバーにのみチェックをつけてください。

2.自動車交通費設定

「走行距離からの登録」で利用できる、車移動の際のガソリン代をあらかじめ設定できます。
社内規定等でガソリン代が固定である場合等に設定ください。
1.「事業所設定>自動車交通費設定」をクリック
2.「+追加」をクリック

詳細を登録します

ws000067
1キロあたりの燃料費(円)
ガソリン代を入力します。
運用開始の日付/運用終了の日付
上記で設定したガソリン代が適用される期間を登録します。

3.利用経費科目設定

「経費科目設定」で設定した経費科目を「誰に利用(表示)させるか」を設定します。
・「通信費」や「水道光熱費」は、経理部のメンバーにのみ表示させる
・原価科目は開発部のメンバーのみ表示させる
といった制御が可能です。
1.「メンバー管理>利用経費科目設定」をクリック
2.設定を行うメンバーの「編集」をクリック
ws000080
3.利用させる経費科目にチェックを入れる

チェックを入れられない経費科目は「経費科目設定」にて「利用可否」が「利用しない」になっている経費科目です。利用する場合は「経費科目設定」にて「利用する」に変更してください。「経費科目設定」でチェックが入りますと、本画面でもチェックを入れることが可能でございます。

4.経費入力初期設定

メンバー毎に申請画面に表示される、経費科目等の初期値を設定できます。
「メンバー管理>経費入力初期設定」にて、設定を行います。
1.「メンバー管理>経費入力初期設定」をクリック
2.設定を行うメンバーの「編集」をクリック
ws000085
プロジェクトの初期表示
「プロジェクト設定」にて設定したプロジェクトから選択します。
プロジェクトの利用がない場合は「なし」で問題ありません。
以下の項目で該当の科目が表示されない場合は「勘定科目/補助科目/税区分の設定方法」をご参照ください。
貸方科目の初期表示
貸方の勘定科目を選択します。
貸方補助科目の初期表示
貸方の補助科目を選択します。
経路検索から経費入力時の経費科目の初期表示
経費登録画面の「経路から登録」にて申請する際の経費科目の初期値を設定します。
走行距離から経費入力時の経費科目の初期表示
経費登録画面の「走行距離から登録」にて申請する際の経費科目の初期値を設定します。
3.表示項目を選択
4.「保存」をクリック

5.外貨設定

外貨を自動計算させるためのレートや期間を設定します。
実際にレートで都度申請者に入力させる場合は、設定の必要はありません。
「外貨設定」にて設定します。
1.「事業所設定>外貨設定」をクリック
2.「外貨設定を利用する」にチェック
3.「追加」をクリック
ws0000754.設定する外貨単位を選択し、単位レート・期間を登録
「追加」ボタンをクリックすると、複数期間の登録が可能です。
外貨単位
「USD」「CNY」等の外貨の単位を選択します。
レート
レートを登録します。
開始の日付/終了日付
レートが適用される期間を登録します。

6.領収書、出席者アラート設定

「経費科目設定」の「アラート・エラー設定」にて、特定の経費科目が経費登録画面にて選択された際に、エラーやアラートを表示することができます。
アラート
アラートを選択すると、不備があった場合に注意のメッセージが表示されますが申請は可能です。
エラー
エラーを選択すると、不備があった場合は申請ができません。
なし
なしを選択すると、特に何も起こりません。

領収書
領収書の添付が無い場合の設定をします。

出席者の登録
出席者の登録が無い場合の設定をします。

申請番号
申請番号が無い場合の設定をします。
「申請番号」は「申請フォーム管理」で作成した申請フォームの設定にて、「経費明細の添付」が「する」、「経費明細の承認時の取扱い」が「経費精算用の明細へ移動」に設定してある場合、申請時の明細が承認されると、「申請番号」が付与されます。

メモ
メモ欄に入力が無い場合の設定をします。

金額上限
設定した金額上限を超えている場合の設定をします。

申請可能な過去日数
経費登録をした日から●日前までの明細までは登録可能、のような設定をします。

一覧画面での表示

下記のように、アイコンにマウスポインタを合わせた際にアラート・エラー内容が表示されます。

7.申請タイトル設定

「メンバー管理>申請タイトル設定」にて、申請タイトルの初期値が設定できます。

次のステップへ

これで、事業所情報の登録は完了です。

お疲れ様でした

次の「5.汎用的なフォームを作成しよう」へ進んで、社員情報を登録しましょう

進捗

1.会社情報を登録しよう【完了】
2.社員情報を登録しよう【完了】
3.承認ルートを登録しよう【完了】
4.科目やルール/画面の設定をしよう【完了】
5.汎用的な申請フォームを作成しよう【←次のステップ】
6.仕訳/FBの設定をしよう

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