マネーフォワード クラウド請求書 使い方ガイド

帳票のメール送信

概要

マネーフォワード クラウド請求書では、請求書などの帳票を取引先にメールで送信することができます。
このガイドでは請求書を例に、帳票のメール送信方法をご説明いたします。
※どの帳票でも操作手順は同一です。

対象ページ

対象ユーザー

マネーフォワード クラウド請求書をご利用中のお客さま
※「一括メール送信」機能を利用できるプランは限定されています。

「一括メール送信」機能

  • 「パーソナルプラン」以上のプランをご利用中の個人事業主のお客さま
  • 「ビジネスプラン」をご利用中の法人のお客さま

目次

1件の帳票をメール送信する方法

1.メール送信を行う請求書を表示する

請求書一覧」画面でメール送信する請求書を表示します。

2.メール送信を行う

画面の右側に表示される「メール」ボタンをクリックします。

送信先のメールアドレスや本文を入力して、「送信する」ボタンをクリックします。

「(送付先ではこちらにダウンロード用URLが表示されます)」の文言を編集および削除すると、メール送信ができません。当該文言は編集や削除を行わないでください。

複数の帳票を一括でメール送信する方法(一括メール送信)

1.メール送信を行う請求書を選択する

請求書一覧」画面の中から、メール送信する請求書にチェックを入れます。
件数表示の左にあるチェックボックスにチェックを入れると、一覧に表示されている請求書をすべて選択することが可能です。

2.「一括メール送信」を選択する

「選択した○件を一括操作する」のプルダウンをクリックし、「一括メール送信」を選択します。

3.メール送信を行う

送信先のメールアドレスを入力して、「送信する」ボタンをクリックします。

一度に選択できる帳票数は最大100件です。
101件以上選択している状態で、一括メール送信を行うことはできません。

送信先や本文の設定

この項では、1件の帳票をメール送信する際に表示される各項目の詳細をご説明します。

項目 内容
帳票番号 メール送信する帳票の種類に応じて、「請求書番号」や「納品書番号」等が自動で表示されます。
定型文 件名や本文の初期値は、既定の文言が自動で反映されます。
また、あらかじめ「メール定型文」を登録することで、任意の文章を反映できます。
「メール定型文」に関する詳細は、こちらをご参照ください。
TO 送信先のメールアドレスを入力します。
「TO」欄に入力する送信先のメールアドレスは、あらかじめ「マスタ管理>取引先」画面で取引先の部門ごとに設定することが可能です。
取引先の設定に関する詳細は、こちらをご参照ください。
※メールアドレスは1件のみ入力が可能です。
CC 送信先のメールアドレスを入力します。
「CC」欄に入力する送信先のメールアドレスは、あらかじめ「帳票設定」画面で設定することが可能です。
また、「マスタ管理>取引先」画面で取引先の部門ごとに登録することもできます。
取引先の設定に関する詳細は、こちらをご参照ください。
※半角カンマで区切ることで、最大10件まで入力が可能です。
件名 メールの件名を入力します。
件名は、あらかじめ「帳票設定」画面で本文や署名とあわせて設定できます。
本文 メールの本文を入力します。
本文は、あらかじめ「帳票設定」画面で件名や署名とあわせて設定できます。

また、複数の帳票を一括でメール送信する場合は、送信対象の全帳票に「CCメールアドレス」を一括追加することが可能です。
上部にあるCC欄にメールアドレスを入力して「反映」ボタンをクリックすると、「全帳票」のCC欄にメールアドレスが反映されます。

一括メール送信では、件名や本文など定型文として設定済みの内容を個別に編集することはできません。

メール送信後のステータスや編集・削除時の挙動

メール送信後のステータス

メール送信後のステータスは、「請求書一覧」画面または「送付履歴」画面で確認できます。

この項では、「請求書一覧」画面の表示を例にご説明します。
送付履歴」画面でのステータス表示については、以下のガイドをご参照ください。
「送付履歴」の閲覧方法

メール受信側が帳票を確認していない場合

メール送信した請求書のステータスが「送付済み」と表示されます。

メール受信側が帳票を確認した場合

受信したメールに記載されているURLを開き、「PDFダウンロード」や「ログイン中の事業者で受信」等のいずれかのボタンをクリックすると「受領済み」に切り替わります。

・「受領済み」ステータスは、あくまでも帳票が閲覧されたことを示しています。
・「PDFダウンロード」ボタンをクリックせずにクレジットカード決済を行うと、「受領済み」ステータスに切り替わらないまま、請求書自体に自動でロックがかかります。このロックは解除することができません。
・「クレジットカード決済」機能に関する詳細は、こちらをご参照ください。

メール送信後に帳票を編集・削除した場合

メール送信側で送信済みの帳票を編集または削除した場合、メール受信側へ以下の影響があります。

帳票への操作 メール受信側への影響
編集 編集後の内容は反映されない(送信当時の内容が保持される)
削除 PDFファイルのダウンロードができない

メール受信側の画面表示

メールに記載されたURLは、送信側の設定や受信側の状況により表示される画面が異なります。

  • メール送信側に「クレジットカード決済」機能がついているか
  • メール受信側がマネーフォワード クラウド請求書にログインしているか

メール送信側に「クレジットカード決済」機能がついていない請求書の場合

メール受信側:非ログイン状態

「PDFダウンロード」ボタンをクリックすると、帳票の内容を確認することができます。

メール受信側:ログイン状態

マネーフォワード クラウド請求書にログインしているブラウザでメール内のURLを開くと、「PDFダウンロード」ボタンおよび「ログイン中の事業者で受信」ボタンが表示されます。

「受信」機能を利用する場合は、「ログイン中の事業者で受信」ボタンをクリックします。
「受信」機能に関する詳細は、以下ガイドをご参照ください。
受信機能

見積書をメール送信した場合、受信側で発注書と検収書をダウンロードすることができます。
詳細はこちらをご参照ください。

メール送信側に「クレジットカード決済」機能がついている請求書の場合

メール受信側:非ログイン状態

「PDFダウンロード」ボタンをクリックすると帳票の内容を確認することができます。
決済するクレジットカード情報を入力して「クレジットカードで支払う」ボタンをクリックすると、決済が完了します。

メール受信側:ログイン状態

マネーフォワード クラウド請求書にログインしているブラウザでメール内のURLを開くと、「PDFダウンロード」ボタンおよび「ログイン中の事業者で受信」ボタンが表示されます。
決済するクレジットカード情報を入力して「クレジットカードで支払う」ボタンをクリックすると、決済が完了します。

「受信」機能を利用する場合は、「ログイン中の事業者で受信」ボタンをクリックします。
「受信」機能に関する詳細は、以下ガイドをご参照ください。
受信機能

・「PDFダウンロード」ボタンをクリックせずにクレジットカード決済を行うと、メール送信側の「請求書一覧」画面ならびに「送付履歴」画面では「受領済み」ステータスに切り替わらないまま、請求書自体に自動でロックがかかります。このロックは解除することができません。
・「クレジットカード決済」機能に関する詳細は、こちらをご参照ください。
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