マネーフォワード クラウド請求書 使い方ガイド

毎月自動作成機能の使い方について

毎月自動作成は、同じ内容の請求書を決められた周期で定期的に作成する機能です。
本ガイドでは、毎月自動作成機能で作成される請求書のひな形に関する設定方法を説明します。

対象ユーザー

  • マネーフォワード クラウド請求書をベーシックプラン以上のプランでご利用中のお客様

対象ページ

ご利用の流れ

1.ひな形を登録する

自動的に作成される請求書の内容をひな形として登録します。
ひな形の登録時に併せて作成スケジュールを設定することで、毎月自動作成の設定が完了します。

ひな形の設定方法につきましては、下記をご参照ください。

2.作成日に請求書が自動的に作成される

ひな形の登録時に設定した作成スケジュールに基づく作成日に至ると、請求書一覧にひな形と同じ内容の請求書が作成されます。

目次

1.ひな形の登録
2.作成済み請求書からひな形を登録する方法
3.ひな形の編集
4.ひな形の一括登録・編集
5.毎月自動作成のその他の機能
6.ひな形の削除
7.取引先や送付元(自社)情報を更新した場合の挙動

ひな形の登録

ひな形の登録方法

毎月自動作成を開く

毎月自動作成をクリックします。

ひな形作成画面を開く

「ひな形を作成」をクリックすると、ひな形作成画面が開かれます。

ひな形の入力

ひな形作成画面が開かれましたら、請求書作成時と同様に内容を入力し、「ひな形を保存」をクリックします。
各入力欄の詳細は、こちらをご参照ください。

また、特定の文字列を入力すると、請求書に記載する請求月などが請求書の作成月などに自動で変換される機能があります。
この機能で利用できる文字列と変換内容に関する詳細は、こちらからご確認ください。

注意事項
・請求日は、必ず作成日と同日で設定されます。請求日に作成日以外の日付を指定することはできかねますので、何卒ご了承ください。

作成スケジュールの設定

作成スケジュールの設定画面で、作成の開始日や周期などを設定し、「この内容で設定を保存」をクリックすると、ひな形の設定が完了します。

ひな形の設定が完了した後は、設定した作成スケジュールに基づく作成日に至ると、請求書一覧にひな形と同じ内容の請求書が作成されます。

注意事項
・作成日がひな形を登録された当日の場合、請求書は作成されません。
・ひな形から請求書をすぐに作成したい場合は、手動で作成する方法でご対応ください。

作成スケジュールの詳細

作成スケジュールで設定できる項目の詳細は、以下の通りです。

項目名 内容
開始日 お客様が希望される自動作成の開始日を指定してください。設定された周期に基づき、開始日から終了日の間で請求書が自動作成されます。
「明日」、「今月末」をクリックし、開始日を指定することも可能です。
周期 「毎週、毎月、隔月、3ヶ月毎、半年毎、1年毎」のいずれかを設定できます。
「毎週」を選択した場合は、作成する曜日を設定できます。
「毎月、隔月、3ヶ月毎、半年毎、1年毎」は、作成する日を設定できます。
終了日 お客様が希望される自動作成の終了日を指定してください。設定された周期に基づき、開始日から終了日の間で請求書が自動作成されます。
「来月末、半年後、1年後」をクリックし、終了日を設定することも可能です。

毎月自動作成で利用できる自動変換機能

毎月自動作成では、登録されたひな形の内容通りに請求書が作成されます。
ただし、請求書の発行業務においては、毎月同一の請求内容であっても、件名などに反映する年月を月ごとに変更したい場合があります。
そのような場合は、件名、品目名、備考に以下の文字列を入力すると、それぞれの変換内容に基づく値を反映できますのでご利用ください。

入力する文字列 変換内容
##請求年## 請求日(=請求書作成日)が属する年
##売上年## 帳票設定」で設定されている「売上計上日」が属する年
##支払年## ひな形作成画面で設定した支払い期日が属する年
##請求月## 請求日(=請求書作成日)が属する月
##売上月## 帳票設定」で設定されている「売上計上日」が属する月
##支払月## ひな形作成画面で設定した支払い期日が属する月
##請求月前月## 請求日(=請求書作成日)が属する月の前月
##売上月前月## 帳票設定」で設定されている「売上計上日」が属する月の前月
##支払月前月## ひな形作成画面で設定した支払い期日が属する月の前月
##請求月前々月## 請求日(=請求書作成日)が属する月の前々月
##売上月前々月## 帳票設定」で設定されている「売上計上日」が属する月の前々月
##支払月前々月## ひな形作成画面で設定した支払い期日が属する月の前々月
##請求月翌月## 請求日(=請求書作成日)が属する月の翌月
##売上月翌月## 帳票設定」で設定されている「売上計上日」が属する月の翌月
##支払月翌月## ひな形作成画面で設定した支払い期日が属する月の翌月
##請求月翌々月## 請求日(=請求書作成日)が属する月の翌々月
##売上月翌々月## 帳票設定」で設定されている「売上計上日」が属する月の翌々月
##支払月翌々月## ひな形作成画面で設定した支払い期日が属する月の翌々月

上記文字列で設定すると、以下のように変換されます。

【変換例】9月に請求書が作成される場合
##請求月##月分請求 ⇒ 9月分請求
(「##請求月##」が「9」に変換されている)

注意事項
・「##」は、半角で入力してください。
・文字列の自動変換は、毎月自動作成のひな形でのみ利用できます。その他の帳票作成機能で上記の文字列を入力した場合も、自動変換は行われません。

2.作成済み請求書からひな形を登録する方法

作成済み請求書からひな形を登録する場合は、請求書一覧からひな形に登録したい請求書を選択します。
「複製/変換」をクリックし、「毎月自動作成に変換する」を選択すると、選択した請求書の内容が反映されたひな形作成画面が開かれます。

ひな形作成画面が開かれたら、前述の方法でひな形及び作成スケジュールを設定してください。

3.ひな形の編集

毎月自動作成にて、ひな形の一覧から該当するひな形の右に表示される「編集」をクリックし、「ひな形の編集」、または「作成スケジュールの編集」を選択します。

「ひな形の編集」を選択すると、ひな形の編集画面が開かれます。
ひな形の登録内容を編集し、「ひな形を保存」をクリックします。

「作成スケジュールの編集」を選択、あるいは、ひな形を編集後に「ひな形を保存」をクリックすると、作成スケジュールの設定画面が開かれます。
設定を修正し、「この内容で設定を保存」をクリックすると、ひな形の編集が完了します。

4.ひな形のCSVアップロード(一括登録・編集)

毎月自動作成では、CSVファイルのアップロードによって、複数のひな形を一括登録、あるいは一括編集することができます。
CSVアップロードの詳細は、こちらをご参照ください。

5.毎月自動作成のその他の機能

ひな形から請求書を手動で作成する方法

プラン変更などに伴い毎月自動作成の機能が利用できなくなった場合は、お客様にてひな形から請求書を手動で作成してご対応ください。

毎月自動作成にて、作成する請求書のひな形にチェックを入れます。
「ひな形名/取引先」の左にあるチェックボックスにチェックを入れると、一覧に表示されるひな形を一括で選択できます。

「選択した◯件を一括操作する」をクリックし、「選択中のひな形から請求書を作成(手動作成)」を選択します。

作成の確認画面で「OK」をクリックすると、請求書一覧に、該当の請求書が作成されます。

作成済みの請求書を確認する方法

毎月自動作成から、ひな形を元に自動で作成された請求書を確認することも可能です。
自動で作成された請求書を確認する場合は、「作成済請求書」の下に表示された各ひな形の「確認」をクリックします。

作成済み請求書一覧が表示されます。
「PDFダウンロード」をクリックすると、該当する請求書のPDFファイルがダウンロードできます。
「詳細を表示」をクリックすると、請求書一覧に遷移し、該当の請求書が確認できます。

自動で作成された請求書を編集する場合は、「請求書を編集」をクリックします。
作成された請求書を閲覧したうえで、ひな形を編集する場合は、「このひな形を編集」をクリックします。

自動作成の一時停止

一時停止

毎月自動作成にて、自動作成を停止したいひな形の右にある「一時停止」をクリックします。

一時停止の確認画面で「OK」をクリックすると、自動作成を停止できます。

再開

毎月自動作成にて、自動作成を再開したいひな形の右にある「再開」をクリックします。

再開の確認画面で「OK」をクリックすると、自動作成を再開できます。

一括一時停止

毎月自動作成にて、自動作成を停止したいひな形にチェックを入れます。

「選択した◯件を一括操作する」をクリックし、「一括一時停止」を選択します。

一括一時停止の確認画面で「OK」をクリックすると、自動作成を停止できます。

一括再開

毎月自動作成にて、自動作成を再開したいひな形にチェックを入れます。

「選択した◯件を一括操作する」をクリックし、「一括再開」を選択します。

一括再開の確認画面で「OK」をクリックすると、自動作成を再開できます。

6.ひな形の削除

ひな形の削除

毎月自動作成にて、削除したいひな形の右にある「削除」をクリックします。

削除の確認画面で「OK」をクリックすると、ひな形が削除されます。

ひな形の一括削除

毎月自動作成にて、削除したいひな形にチェックを入れます。

「選択した◯件を一括操作する」をクリックし、「一括削除」を選択します。

一括削除の確認画面で「OK」をクリックすると、ひな形が削除されます。

注意事項
・削除したひな形は復元できませんので、ご留意ください。
・ひな形を削除されても、該当のひな形から作成済みの請求書は削除されません。請求書も削除したい場合は、請求書一覧から削除してください。

7.取引先や送付元(自社)情報を更新した場合の挙動

取引先情報、送付元情報を編集、削除した場合、毎月自動作成機能には以下の影響があります。

取引先情報

取引先情報を編集、削除した場合の挙動は、以下の通りです。

編集 削除
ひな形の設定 編集後の情報は反映されない 削除されない
作成される請求書 編集後の情報は反映されない 同じ取引先情報で引き続き作成される
注意事項
・新しく設定した取引先情報を反映させたい場合は、ひな形を編集し、取引先欄にて、同じ取引先を選択し直した上で、ひな形を保存してください。

送付元情報

送付元情報を編集した場合の挙動は、以下の通りです。

編集
ひな形の設定 編集後の情報は反映されない
作成される請求書 編集後の情報が反映される
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